PRINCE2 a sneak peek

barusan saya share mengenai pembukaan PRINCE2, sekarang saya akan mulai membahas tahapan-tahapan bagaimana proyek ditangani dengan PRINCE, sebagai pegangan mari kita lihat gambar berikut:

terlihat dari diagram blok diatas, ingat-ingat pergunakan eudetic memory anda (memori fotografi) kita akan membahas bagaimana suatu project dimulai dan diakhiri, suatu project dimulai dari mandat yang diberikan oleh sponsor untuk memulai suatu project dengan gambaran umum mengenai apa yang harus anda lakukan apa yang harus saya dapatkan dari project berikut dan wewenang untuk memulai project itu disebut project mandate. project mandate masuk dalam proses yang disebut project Start Up (SU) setelah dalam proses maka dimulai gambaran umum bagaimana sasaran, siapa stakeholder, apakah project ini menguntungkan, kesemua hal tersebut dikumpulkan dalam dokumen yang disebut Project Brief, kemudian setelah proses lanjutan berupa penambahan seperti planning kasar, penunjukan tim, Project manager, dll maka Project management team akan mengeluarkan Project Initiation Notification, setelah sponsor baik dalam hal ini korporasi atau programme yang mengasuh kumpulan project. 

apabila sudah disetujui maka otorisasi akan diberikan pada tim untuk memulai proses inisiasi, dalam proses inisiasi ini terdapat beberapa hal yang dibahas seperti:

1. justifikasi terhadap keberadaan proyek, kenapa proyek ini harus dijalankan.
2. menghasilkan dokumen untuk mengkonfirmasikan adanya business case untuk diselesaikan
3. persetujuan akan pelepasan sumberdaya untuk tahap awal proyek
4. memastikan agar setiap waktu dan sumberdaya yang dialokasikan untuk proyek ini telah dipertimbangkan dengan matang sesuai resiko yang dihadapi

hasil dari proses inisiasi adalah project initiation document dan kembali direview oleh korporat/program untuk kemudian disetujui dan dikembalikan untuk memasuki tahap selanjutnya yakni managing product delivery, dalam hal ini kerjaan dimulai tahap pertahap, seperti kalau membuat hotel tahap pertama adalah penggalian dan pembentukan pondasi, setiap selesai, hasil akan di kontrol, kemudian dilaporkan ke atas (project board) 

apabila mereka setuju maka lanjut pada tahap berikutnya seperti konstruksi tulang, dst2, proses pergantian tahap ini disebut sebagai managing stage boundary, jadinya tidak tercampur antara satu tahap dengan tahap lain dan memastikan tiap-tiap tahap selesai sesuai parameter waktu, cakupan, dan biaya yang tersedia berpedoman pada kualitas yang digariskan. bila terjadi hal luar biasa seperti ternyata desain salah satu work package yang dikerjakan salah, maka terdapat exception plan, exception plan ini biasanya digunakan untuk suatu perubahan besar yang mempengaruhi pekerjaan selanjutnya, maka project board akan menyikapi hal ini dan membuat rencana baru untuk menanggulangi perubahan yang terjadi dan memastikan project berjalan sesuai rencana.

 apabila tahapan project sudah selesai maka selanjutnya adalah closing, dalam closing ini terdapat pekerjaan yang harus diselesaikan seperti serah terima, dokumen pendukung yang lengkap, izin regulasi, justifikasi perubahan, dan event-event luar biasa yang terjadi dalam project yang didokumentasikan dalam lesson learned, kemudian tim dan PM akan memberikan project closure notification pada korporate/program/project board. kemudian hasil project diserahterimakan dan project dinyatakan selesai. semua dokumen disimpan untuk ditarik lagi bila ada pengembangan dari project ini atau project lain yang mirip yang membutuhkan referensi dan pengetahuan yang diraih.

demikian pembukaan mengenai proses umum yang berlangsung pada PRINCE2, kalau ada yang mau ditanyakan dapat diisikan di kolom komen agar tulisan ini dapat disempurnakan.

 r

managing something with PRINCE2

manajemen, mungkin terlihat tidak glorious, beberapa orang memandang management adalah sekumpulan manusia yang duduk dibalik meja, bos tua dengan offsided tummy yang mendorong dan tahunya marah-marah sekeras apapun usahamu memberi yang terbaik ataupun sekumpulan manusia yang memandang hasil usahamu selengkap dan sebisa engkau bisa menulis laporan dan surat-surat belaka. ya mungkin memang benar, tetapi tahukah anda jika orang-orang tersebut yang akan mempertanggungjawabkan dan menagih hasil kerja kalian? manajemen adalah suatu art dimana si pelaku harus mendorong orang lain agar bisa memenuhi target, bagaimana mengatur sumberdaya, dan bagaimana mengendalikan pekerjaan kalian agar tidak seenaknya bertambah banyak atau tercerabut dengan sewenang-wenang. 

ya memang kebanyakan dari kita menganggap seperti itulah bos dan manajer, tapi postingan kali ini tidak membahas manajer, tapi bagaimana cara kita menjadi manajer, karena percaya atau tidak unit terkecil yang kalian urus adalah diri sendiri, mulai dari mengganti celana, pipis, mandi, gosok gigi, kencan semuanya membutuhkan kemampuan manajerial.

kali ini saya akan membahas mengenai metoda manajerial yang mungkin ga begitu populer, PRINCE2 atau project in controlled environment. sebagai info terdapat banyak metoda project manajemen yang dipakai di indonesia, mulai dari SCRUM, AGILE, ITIL, PMP dll yang mencoba untuk membentuk kerangka berpikir, bagaimana cara kita menghadapi suatu proyek?

proyek bukanlah semata-mata mbikin rumah, jalan, atau sesuatu yang berbau UANG, well proyek berdefinisi adalah suatu proses menyelesaikan dan menghadapi tantangan untuk memperbaiki kondisi sekarang, atau bisa dibilang sebuah jalur untuk improvisasi, mencari dan menemukan hal baru yang bisa menguntungkan dan ditukar dengan target tertentu. bedakan proyek dengan kegiatan operasional, ketika sebuah pabrik mengurusi membuat mobil itu operasional, tapi bagaimana membuat mobil baru untuk diproduksi itu proyek. setiap proyek bersifat temporer, sementara, ada awal ada akhir (meskipun proyek pembuatan F35 sudah berlangsung lebih dari 20 taun, proyek manhattan berlangsung 3 tahun, termasuk proyek pengadaan kapal selam baru indonesia yang berlangsung dari 98 hingga sekarang/14 tahun)

nah kini kita masuk pada PRINCE2, prince adalah sekumpulan metoda baku yang digunakan untuk menyelesaikan proyek. diagramnya bisa dikatakan sebagai berikut

ini dasarnya doang lho, kalau secara komplitnya ini proses bisa jadi kaya gini >> 

oops, kekecilan? baguslah karena saya ga akan membahas sampai begitu. PRINCE adalah suatu metoda baku, metoda ini dipakai dan disesuaikan dengan lingkungan proyek, apakah kalian ingin makainya di proyek untuk IT, untuk membangun dan menyempurnakan hotel, bahkan BAe memakai prinsip ini ketika merancang jet Panavia tornado yang dibikin melibatkan banyak pihak terutama stakeholder dari tiga negara (inggris, spanyol, jerman).

karena ia adalah suatu metode baku maka ada beberapa hal yang tidak terncantum di PRINCE 2 seperti :

1. specialist aspects, artinya pekerjaan yang membutuhkan spesialis tidak tercantum dengan jelas dan spesifik contohnya PRINCE2 tidak punya template untuk proyek pengerjaan bom atom, atau aplikasi fisika kuantum multisemesta dalam dimensi dinamis, tetapi PRINCE2 memastikan agar para spesialis dilibatkan mulai dari tahap inisiasi sehingga bisa dirumuskan suatu tujuan dan rencana yang jelas untuk mengakhiri dan membawa hasil dari proses project tersebut.
2. PRINCE2 tidak mengatur detail teknis seperti yang manakah yang harus dipakai untuk menentukan waktu proyek apakah Critical Path? atau Earned Value dll, namun proses ini harus dipakai ketika memperbaharui business case, PRINCE2 tidak mendikte anda untuk memakai praktek apa dalam kondisi bagaimana, semuanya fleksibel.
3. kepemimpinan, how to lead how to inspire and how to instill the fighting spirit of your men tidak dijelaskan dalam PRINCE2, itu berasal dari kualitas diri komponen yang terlibat.

secara garis besarnya PRINCE2 menumpukan diri pada praktek-praktek berikut:

1. dukungan bisnis sponsor, terhadap project sangat penting, begitu dukungan sponsor habis, atau tujuan project dirasa tidak diperlukan lagi maka proses proyek harus dihentikan untuk menghindari kerugian yang lebih besar.
2. pengalaman, dan pelajaran yang ditarik dari setiap stage, setiap project bahkan project terdahulu yang mirip harus didokumentasikan dan dijadikan bahan pertimbangan untuk mengambil dan mengatur pekerjaan berikutnya.
3. tahap/stage/phase adalah suatu proses penting dalam PRINCE2, artinya proyek dibagi-bagi dalam pekerjaan, setiap tahap menyelesaikan detail yang belum terjamah tahap sebelum, dan begitu seterusnya hingga hasil dirasa telah memenuhi apa yang dimintai oleh pelanggan, user, dan sponsor (terkadang meskipun perannya tiga, identitasnya cuma satu)
4. berfokus pada hasil/produk/deliverables sehingga tidak ada aturan baku mengenai berapa stage yang harus dipakai untuk mendapatkan produk yang tepat
5. dan PRINCE2 berfokus pada bagaimana memodifikasi template yang ada sehingga sesuai dengan tujuan dan skala proyek yang diurus.

oke itu bagian dari bayangan-bayangan mengenai apa yang akan kita urus dalam PRINCE2, tulisan berikutnya akan menjelaskan bagaimana prosedur mengatur proyek secara baku versi PRINCE2, tulisan ini cuma pembuka saja, dibaca ya sebelum masuk bahasan serius :kalau engga aku...