managing something with PRINCE2

manajemen, mungkin terlihat tidak glorious, beberapa orang memandang management adalah sekumpulan manusia yang duduk dibalik meja, bos tua dengan offsided tummy yang mendorong dan tahunya marah-marah sekeras apapun usahamu memberi yang terbaik ataupun sekumpulan manusia yang memandang hasil usahamu selengkap dan sebisa engkau bisa menulis laporan dan surat-surat belaka. ya mungkin memang benar, tetapi tahukah anda jika orang-orang tersebut yang akan mempertanggungjawabkan dan menagih hasil kerja kalian? manajemen adalah suatu art dimana si pelaku harus mendorong orang lain agar bisa memenuhi target, bagaimana mengatur sumberdaya, dan bagaimana mengendalikan pekerjaan kalian agar tidak seenaknya bertambah banyak atau tercerabut dengan sewenang-wenang. 

ya memang kebanyakan dari kita menganggap seperti itulah bos dan manajer, tapi postingan kali ini tidak membahas manajer, tapi bagaimana cara kita menjadi manajer, karena percaya atau tidak unit terkecil yang kalian urus adalah diri sendiri, mulai dari mengganti celana, pipis, mandi, gosok gigi, kencan semuanya membutuhkan kemampuan manajerial.

kali ini saya akan membahas mengenai metoda manajerial yang mungkin ga begitu populer, PRINCE2 atau project in controlled environment. sebagai info terdapat banyak metoda project manajemen yang dipakai di indonesia, mulai dari SCRUM, AGILE, ITIL, PMP dll yang mencoba untuk membentuk kerangka berpikir, bagaimana cara kita menghadapi suatu proyek?

proyek bukanlah semata-mata mbikin rumah, jalan, atau sesuatu yang berbau UANG, well proyek berdefinisi adalah suatu proses menyelesaikan dan menghadapi tantangan untuk memperbaiki kondisi sekarang, atau bisa dibilang sebuah jalur untuk improvisasi, mencari dan menemukan hal baru yang bisa menguntungkan dan ditukar dengan target tertentu. bedakan proyek dengan kegiatan operasional, ketika sebuah pabrik mengurusi membuat mobil itu operasional, tapi bagaimana membuat mobil baru untuk diproduksi itu proyek. setiap proyek bersifat temporer, sementara, ada awal ada akhir (meskipun proyek pembuatan F35 sudah berlangsung lebih dari 20 taun, proyek manhattan berlangsung 3 tahun, termasuk proyek pengadaan kapal selam baru indonesia yang berlangsung dari 98 hingga sekarang/14 tahun)

nah kini kita masuk pada PRINCE2, prince adalah sekumpulan metoda baku yang digunakan untuk menyelesaikan proyek. diagramnya bisa dikatakan sebagai berikut

ini dasarnya doang lho, kalau secara komplitnya ini proses bisa jadi kaya gini >> 

oops, kekecilan? baguslah karena saya ga akan membahas sampai begitu. PRINCE adalah suatu metoda baku, metoda ini dipakai dan disesuaikan dengan lingkungan proyek, apakah kalian ingin makainya di proyek untuk IT, untuk membangun dan menyempurnakan hotel, bahkan BAe memakai prinsip ini ketika merancang jet Panavia tornado yang dibikin melibatkan banyak pihak terutama stakeholder dari tiga negara (inggris, spanyol, jerman).

karena ia adalah suatu metode baku maka ada beberapa hal yang tidak terncantum di PRINCE 2 seperti :

1. specialist aspects, artinya pekerjaan yang membutuhkan spesialis tidak tercantum dengan jelas dan spesifik contohnya PRINCE2 tidak punya template untuk proyek pengerjaan bom atom, atau aplikasi fisika kuantum multisemesta dalam dimensi dinamis, tetapi PRINCE2 memastikan agar para spesialis dilibatkan mulai dari tahap inisiasi sehingga bisa dirumuskan suatu tujuan dan rencana yang jelas untuk mengakhiri dan membawa hasil dari proses project tersebut.
2. PRINCE2 tidak mengatur detail teknis seperti yang manakah yang harus dipakai untuk menentukan waktu proyek apakah Critical Path? atau Earned Value dll, namun proses ini harus dipakai ketika memperbaharui business case, PRINCE2 tidak mendikte anda untuk memakai praktek apa dalam kondisi bagaimana, semuanya fleksibel.
3. kepemimpinan, how to lead how to inspire and how to instill the fighting spirit of your men tidak dijelaskan dalam PRINCE2, itu berasal dari kualitas diri komponen yang terlibat.

secara garis besarnya PRINCE2 menumpukan diri pada praktek-praktek berikut:

1. dukungan bisnis sponsor, terhadap project sangat penting, begitu dukungan sponsor habis, atau tujuan project dirasa tidak diperlukan lagi maka proses proyek harus dihentikan untuk menghindari kerugian yang lebih besar.
2. pengalaman, dan pelajaran yang ditarik dari setiap stage, setiap project bahkan project terdahulu yang mirip harus didokumentasikan dan dijadikan bahan pertimbangan untuk mengambil dan mengatur pekerjaan berikutnya.
3. tahap/stage/phase adalah suatu proses penting dalam PRINCE2, artinya proyek dibagi-bagi dalam pekerjaan, setiap tahap menyelesaikan detail yang belum terjamah tahap sebelum, dan begitu seterusnya hingga hasil dirasa telah memenuhi apa yang dimintai oleh pelanggan, user, dan sponsor (terkadang meskipun perannya tiga, identitasnya cuma satu)
4. berfokus pada hasil/produk/deliverables sehingga tidak ada aturan baku mengenai berapa stage yang harus dipakai untuk mendapatkan produk yang tepat
5. dan PRINCE2 berfokus pada bagaimana memodifikasi template yang ada sehingga sesuai dengan tujuan dan skala proyek yang diurus.

oke itu bagian dari bayangan-bayangan mengenai apa yang akan kita urus dalam PRINCE2, tulisan berikutnya akan menjelaskan bagaimana prosedur mengatur proyek secara baku versi PRINCE2, tulisan ini cuma pembuka saja, dibaca ya sebelum masuk bahasan serius :kalau engga aku...