PRINCE2 a sneak peek

barusan saya share mengenai pembukaan PRINCE2, sekarang saya akan mulai membahas tahapan-tahapan bagaimana proyek ditangani dengan PRINCE, sebagai pegangan mari kita lihat gambar berikut:

terlihat dari diagram blok diatas, ingat-ingat pergunakan eudetic memory anda (memori fotografi) kita akan membahas bagaimana suatu project dimulai dan diakhiri, suatu project dimulai dari mandat yang diberikan oleh sponsor untuk memulai suatu project dengan gambaran umum mengenai apa yang harus anda lakukan apa yang harus saya dapatkan dari project berikut dan wewenang untuk memulai project itu disebut project mandate. project mandate masuk dalam proses yang disebut project Start Up (SU) setelah dalam proses maka dimulai gambaran umum bagaimana sasaran, siapa stakeholder, apakah project ini menguntungkan, kesemua hal tersebut dikumpulkan dalam dokumen yang disebut Project Brief, kemudian setelah proses lanjutan berupa penambahan seperti planning kasar, penunjukan tim, Project manager, dll maka Project management team akan mengeluarkan Project Initiation Notification, setelah sponsor baik dalam hal ini korporasi atau programme yang mengasuh kumpulan project. 

apabila sudah disetujui maka otorisasi akan diberikan pada tim untuk memulai proses inisiasi, dalam proses inisiasi ini terdapat beberapa hal yang dibahas seperti:

1. justifikasi terhadap keberadaan proyek, kenapa proyek ini harus dijalankan.
2. menghasilkan dokumen untuk mengkonfirmasikan adanya business case untuk diselesaikan
3. persetujuan akan pelepasan sumberdaya untuk tahap awal proyek
4. memastikan agar setiap waktu dan sumberdaya yang dialokasikan untuk proyek ini telah dipertimbangkan dengan matang sesuai resiko yang dihadapi

hasil dari proses inisiasi adalah project initiation document dan kembali direview oleh korporat/program untuk kemudian disetujui dan dikembalikan untuk memasuki tahap selanjutnya yakni managing product delivery, dalam hal ini kerjaan dimulai tahap pertahap, seperti kalau membuat hotel tahap pertama adalah penggalian dan pembentukan pondasi, setiap selesai, hasil akan di kontrol, kemudian dilaporkan ke atas (project board) 

apabila mereka setuju maka lanjut pada tahap berikutnya seperti konstruksi tulang, dst2, proses pergantian tahap ini disebut sebagai managing stage boundary, jadinya tidak tercampur antara satu tahap dengan tahap lain dan memastikan tiap-tiap tahap selesai sesuai parameter waktu, cakupan, dan biaya yang tersedia berpedoman pada kualitas yang digariskan. bila terjadi hal luar biasa seperti ternyata desain salah satu work package yang dikerjakan salah, maka terdapat exception plan, exception plan ini biasanya digunakan untuk suatu perubahan besar yang mempengaruhi pekerjaan selanjutnya, maka project board akan menyikapi hal ini dan membuat rencana baru untuk menanggulangi perubahan yang terjadi dan memastikan project berjalan sesuai rencana.

 apabila tahapan project sudah selesai maka selanjutnya adalah closing, dalam closing ini terdapat pekerjaan yang harus diselesaikan seperti serah terima, dokumen pendukung yang lengkap, izin regulasi, justifikasi perubahan, dan event-event luar biasa yang terjadi dalam project yang didokumentasikan dalam lesson learned, kemudian tim dan PM akan memberikan project closure notification pada korporate/program/project board. kemudian hasil project diserahterimakan dan project dinyatakan selesai. semua dokumen disimpan untuk ditarik lagi bila ada pengembangan dari project ini atau project lain yang mirip yang membutuhkan referensi dan pengetahuan yang diraih.

demikian pembukaan mengenai proses umum yang berlangsung pada PRINCE2, kalau ada yang mau ditanyakan dapat diisikan di kolom komen agar tulisan ini dapat disempurnakan.

 r